Ako si vytváram MANUÁLY pre internetové projekty (+ manuál pre vás na stiahnutie)

Mesiac dozadu som sa zbavil 90% vecí, ktoré som mal, predal som auto, hodil byt na AirBnB a vyrazil do sveta. Tento článok píšem z coworkingu v Montevideu (Uruguay), kde chcem stráviť najbližších pár týždňov. Kde pôjdem po Uruguay, to ešte neviem.

Možno do Kolumbie, USA, prípadne do mojej milovanej Barcelony. Ale musím povedať, že som štastný za to, že mám takú voľnosť.

Konecne v coworkingu 💻 #idesamakat #vyhladmozebyt #produktivis

A post shared by Peter Chodelka (@chodelka_peter) on

Posledných pár dní som mal tiež neskutočne šialených čo sa týka práce. Zobrali sme novú posilu do nášho Blendea tímu, spustil som ďalší anglický projekt a s kolegom makáme aj na novom slovenskom projekte, kde sme za posledné dva mesiace vygenerovali takmer 2 tisíc euro na (cez PPC a so stratou). Do toho som sa presúval z jedného kontintentu na druhý a strávil hodiny hľadaním kaviarní, kde majú wifi. 😀

Preto som absolutne nemal čas na blog, čo ma mrzí a chcem to určite napraviť. Predsa len mám blog skôr pre radosť a väčšinou uprednostním projekty, ktoré mi zarábajú peniaze. 🙂

 

O čom to dnes bude?

Dnes vám chcem napísať pár slov o tom, na čom som makal vlastne celé leto. Tvorba manuálov pre zlepšenie procesov.

Takže pokiaľ delegujete alebo chcete zvýšiť kvalitu svojej vlastnej práce, čítajte ďalej…

 

Prečo je vlastne tvorba manuálov a nastavovanie procesov dôležitá činnosť?

John Vanhara, známy český podnikateľ, rozdeľuje delegovanie na Učenie a Delegovanie. Najprv musíte človeka zaučiť a až potom bude delegovanie fungovať (takmer) bez vás.

Ja sa snažím ľudí “zaúčať” šablónami a checklistami (Manuály), ktoré som si vytvoril tak, aby uľahčili prácu ľuďom aj mne.

Aj keď to všetko znie veľmi marketingovo, žiadnu vedu za tým nehľadajte.

Ide o rôzne zdieľané dokumenty, ktoré postupne vylepšujem a snažím sa v nich jednoducho obsiahnuť všetko, čo vyžadujem od ľudí. Všetky tieto dokumenty mám v angličtine, pretože už pracujem na druhom ENG projekte a nechce sa mi ich zakaždým prekladať.

Ukážem vám to na príklade.

Toto je MANUÁL, ktorý som si vytvoril pre písanie recenzií produktov:

Ide o Goodle Docs dokument, v ktorom je presne popísané, čo presne má každá recenzia obsahovať, ako má vyzerať, čo v nej má copywriter zahrnúť a podobne.

V praxi to vyzerá asi takto (podľa skutočnej události): 

  1. Cez Upwork hľadám copywritera na písanie recenzií.
  2. Príde mi niekoľko ponúk, ja si vyberiem piatich, s ktorými následne komunikujem.
  3. Každému pošlem tento manuál a opýtam sa ich, či niečo podobné zvládnu napísať.
  4. Dvaja sa mi už neozvú (je to na nich príliš), traja mi slúbia, že to určite zvládnu.
  5. Týmto trom dám napísať testovaciu recenziu a upozorním ich, že musia postupovať podľa dodaného manuálu.
  6. Dostanem dve recenzie, jeden prestane komunikovať.
  7. Z týchto dvoch recenzií je jedna na 90% podľa manuálu a druhá tak na 10%.
  8. S jedným copywriterom nadviažem dlhodobú spoluprácu, s druhým sa rozlúčim.
  9. Články od nového copywritera sú stále lepšie a lepšie, dokonca on sám navrhuje rôzne vylepšenia v šablóne.
  10. Som šťastný, prešťastný.
  11. Copywriter je šťastný, prešťastný.

Ako vidíte, tento manuál mi pomohol hneď v niekoľkých krokoch pri nadviazaní spolupráce:

  • v prvom rade mi pomohol vyfiltrovať odpad. Pokiaľ niekto nie je schopný písať podľa dodaného zadania, môže hľadať štastie u niekoho iného.
  • v druhom rade mi urýchlil proces najímania nového copywritera. Namiesto toho, aby som každému vysvetloval ako ten článok chcem, tak som im proste iba poslal link na Docs súbor.
  • v treťom rade mi pomohol pri kontrole. Predstavte si, že by som ten manuál nemal, ako by to vyzeralo…akurát by som sa hádal s copywriterom, že ten článok dobrý nie je a že ho má prepísať. Je to asi podobný rozdiel, ako keď majú policajti pri zločine dôkaz alebo ten dôkaz nemajú.
  • no a v neposlednom rade mi pomohol získať oveľa kvalitnejší výstup, čiže článok, ktorý spĺňa všetky požiadavky pre super recenziu produktu

Čiže jeden jediný dokument a úplne zmení celý proces outsourcingu.

 

No a takýchto dokumentov som si vytvoril okolo 40, na každú jednu činnosť. Mám totižto taký názor, že ak mám niečo vysvetlovať viac ako jeden krát, tak to radšej spíšem a pošlem link.

Preto som si vytvoril manuály pre: 

  • hľadanie nových ľudí (čo má byť v inzeráte, aké otázky sa mám ľudí pýtať a podobne)
  • hľadanie domény
  • písanie rôznych článkov (PR články, recenzie, rozhovory..)
  • linkbuilding
  • písanie e-mailov
  • tvorbu landing pages v builderi
  • … a veľa ďalších vecí, ktoré denno-denne riešim…

Ako som to robil predtým a bolo to zle…

Veľmi rád pracujem pod tlakom. Pomôže mi to vymyslieť nové veci, ktoré ma z toho “tlaku” dostanú. Presne takto som sa dostal k týmto Manuálom.

Mal som toho veľa, nestíhal som, nevedel som čo skôr. Uvedomil som si, že nemôžem 30 minút písať e-mail každému novému copywriterovi v ktorom mu budem vysvetľovať, čo vôbec chcem. Pochopil som, že nemôžem jednu rovnakú vec vysvetľovať trom ľuďom a strácať tak čas, ktorý môžem využiť niekde inde.

Robil som to zle, ako to robí aj veľa z vás. Proste som nepracoval tak efektívne, ako som mohol.

Dovolím si tvrdiť, že postupné zavádzanie týchto manúalov zefektívnilo môj biznis o desiatky % a ušetrilo veľa času. 

Času, ktorý môžem venovať na niečo iné…napríklad na pravidelné prispievanie nových článkov na blog.

 

Ono si treba uvedomiť, že pokiaľ akúkoľvek činnosť skrátite o 10 minút denne, tak ušetríte viac ako 3 hodiny mesačne. A to už nie je málo…hlavne ak máte veľa projektov a spolupracujete s desiatkami ľuďmi, s ktorými vlastne riešíte stále tie isté činnosti (písanie článkov, publikovanie na web, linkbuilding, sociálne siete).

 

Skúste si to aj vy…

Porozmýšlajte, akú činnosť outsourcujete najviac a spravte následovné:

  • otvorte si Google Docs alebo Google Sheets, prípadne akýkoľvek iný nástroj, ktorý vám vyhovuje
  • spíšte Návod/Checklist/Manuál – čokoľvek, čo ste vysvetlovali niekomu cez e-mail alebo Skype a viete, že to budete vysvetľovať niekomu ďalšiemu
  • tento dokument čo najpresnejšie popíšte, ale používajte aj printscreeny (ja na to používam buď nástroj Skitch alebo Lightshot Screenshot) a ak je to niečo zložitejšie, použite video (na to používam nástroj Loom)
  • v dokumente môžete zahrnúť napríklad checklist, ktorý je potreba prejsť, aby sa na nič nezabudlo
  • pri najbližšej príležitosti nič nikomu nevysvetlujte, proste mu/jej pošlite tento manuál a až potom dovysvetlite všetko, čo bude potrebné
  • užívajte si viac voľného času

Čiže na dnes asi takto.

A ako to máte vy? Čo používate pre zlepšenie procesov a pre zaúčanie nových ľudí? Dajte tipy, nech sa inšpirujeme všetci! 🙂

Ako si vytváram MANUÁLY pre internetové projekty (+ manuál pre vás na stiahnutie)
4.2 (83%) 20 hlas[ov]
The following two tabs change content below.
Prevádzkujem e-shopy, budujem affiliate projekty a predávam digitálny produkt Zarábajúci web: Od domény k peniazom. Začal som malým magazínom o pôžičkách v roku 2012 a momentálne vlastním viac ako 30 malých a stredných internetových projektov, o ktoré sa každy deň starám. Nepracujem z jednej kancelárie, ale cestujem po svete a užívam si voľnosť, ktorú mi internetové podnikanie dáva. Moje motto znie: "Kto chce, hľadá spôsob. Kto nechce, hľadá dôvod."

Comments

  1. Peto, cekni si https://www.process.st/, bude sa ti to pacit 😉

  2. Ten template je fakt podrobny, az sa cudujem, ze si nasiel niekoho, kto to dokaze robit na 100%. 🙂 Mozes povedat kolko mu platis za 1000 slov? -Adam

  3. Nechcel si sa náhodou viac focus-ovať? v rámci istých zmien v podnikaní, aby si sa stal € milionárom?:) Ako čítam, tak riešiš ďalšie dva nové projekty…

    • S tým mojim focusom to je smutný príbeh… 😀 A obávam sa, že to už bude iba horšie. Čo som zistil aké má možnosti anglický trh.. 😀 #sadstory #nofocus

      • Nevadí, hlavné je, že sa usmievaš 😉 Myslím, že mnohí čitatelia uvítajú aj nejaký článok o spomínaných možnostiach anglického trhu z Tvojho pohľadu..(samozrejme v tomto je pekný príklad napr. banksy) …. a mne osobne chýba pokračovanie či uzavretie 🙂 Tvojej expanzie na maďarský trh..inak niektoré spomínané manuály by si mohol začleniť aj do členskej sekcie, pre tých, čo si kúpili/kúpia Tvoj ebook….toľko nateraz odo mňa, nech sa darí 🙂

  4. Presne to iste ma napadlo, ze tie manualy povazujem za uzitocne a kludne si ich kupim, ak budu za ferovu cenu.

  5. Peter vdaka za prakticky tip, paci sa mi ze si vazis svoj cas a pracujes na technikach ako ho efektivne vyuzit. S tym fokusom to pri takom aktivnom zivote aky vedies nemoze byt lahke, ale nic si z toho nerob, aj tak si lepsi ako drviva vacsina z nas 😀 a makas na sebe ! Len vydrz 👍

  6. CYRIL CHORVÁT SAYS:
    1.DECEMBRA 2017 o 18:10

    Pri čítaní manuálov som sa nestačil čudovať, ako pekne a účelne sa dajú inštrukcie na pracovné postupy zostaviť a distribuovať. Budú užitočné pre všetkých. Veľmi ma potešili aj odkazy na nástroje Lightshot Screenshot, Skitch a Loom.

  7. Stejně jako mít na činnosti postupy, je podle mě neméně důležité zanalyzovat svoje činnosti, jak jsou které efektivní. Podle pravidla 80/20. 20% všech činností vede k 80% výsledků. A těm nejdůležitějším činnostem věnovat rozhodující čas a energii. A naopak ty nejméně důležité, a které nemají na výsledek skoro žádný vliv, jednoduše zrušit.

Trackbacks

  1. […] Shodou okolností o tom nedávno psal na svém blogu Peter Chodelka. […]

Pridaj komentár