10 nástrojov, ktoré mi zefektivňujú prácu na diaľku

Možno niektorí čitatelia blogu počuli, že sme sa túto zimu rozhodli aj s partiou československých nomádov stráviť 2 mesiace v Thajsku.

Momentálne sme už tretí týždeň na severe krajiny v meste Chiang Mai považovanom za #1 mesto pre digitálnych nomádov na svete. Onedlho sa budeme presúvať na juh. Je to už druhá zima, ktorú trávim mimo Českej republiky a musím povedať, že určite nie posledná.

Digitálni nomádi v Thajsku

Tie pivá tam boli omylom, my sme mali na stole notebooky :)

Thajsko je mojou štvrtou nomádskou destináciou a za rok a pol, čo cestujem a popri tom pracujem, som sa naučil oveľa efektívnejšie vykonávať svoju prácu. Nie je to ľahké a zo začiatku som to veľmi nezvládal. Nevedel som efektívne riadiť firmu v ČR, desiatky freelancerov s ktorými spolupracujem a do toho ešte cestovať a spoznávať svet.

Vyžaduje si to určitú sebadisciplínu, kázeň, a predovšetkým efektívne nastavenie procesov. Práve v tom mi pomáha niekoľko nástrojov, s ktorými by som sa rád dnes podelil.

Sľubujem Vám, že nástroje sa hodia pre akéhokoľvek podnikateľa na internete alebo freelancera a nie iba pre digitálnych nomádov.

10 nástrojov pre zvýšenie efektivity pri podnikaní zo zahraničia

Komunikácia

1. Skype

Začnem nástrojom, ktorý pozná asi každý – Skype. Skype používam hlavne na komunikáciu s mojím zamestnancom, ale úprimne sa snažím Skype používať čo najmenej. Je to pre mňa proste zabijak času a používam ho iba v krajných prípadoch.

Mám rád, keď sú všetky procesy viac menej automatizované a Skype mi túto predstavu nespĺňa. Ak sa však vyskytne akýkoľvek problém, vyriešim ho cez Skype.

2. Gmail

Pre každodennú komunikáciu používam Gmail ako hlavnú e-mailovú službu. Dokonca som si do Gmailu naimportoval aj domény z ostatných webov (ako na to sa dozviete tu) a mám tam teraz 6 e-mailových účtov, medzi ktorými sa môžem jednoducho prepínať.

Gmail

Niekoľko e-mailových účtov napojených na Gmail

Projektový management

3. Trello

Trello určite patrí medzi najlepšie počítačové aplikácie pre riadenie procesov a ľudí na trhu. Úplne zadarmo, prehľadný a predovšetkým bez zbytočného balastu. V poslednej dobe sa snažím všetku komunikáciu presunúť práve do Trella.

Trello funguje na takzvaných “boards”, “lists” a “cards”. Ja mám pre každý projekt jeden board, popr. mám board pre jednu spoluprácu (napr. programátora, ktorému zadávam úlohy). V jednotlivých boardoch mám väčšinou 3 listy – čo treba spraviť, čo sa robí a čo už je spravené. Takto mám presný prehľad o všetkých procesoch pre moje projekty.

Trello

Takto vyzerá board v Trelle

Pre každú kartu sa dá nastaviť deadline, pridať akýkoľvek súbor, popr. kartu môžete označiť štítkom. Myslím si, že pre outsourcovanie procesov, ale aj riadenie týmov je Trello vynikajúci nástroj, ktorý som si skutočne zamiloval.

GTD – nástroje na zvýšenie efektivity

4. Wunderlist

Wunderlist používam na dve hlavné veci – TO-DO list keď som kdekoľvek mimo notebooku (ak som na notebooku, tak používam iný nástroj, ktorý budem spomínať neskôr) a zápisník pre akékoľvek zaujímavé nápady, ktoré pochytím. Sám považujem TO-DO za najdôležitejšiu časť efektivity, pretože Vás prinúti robiť tie veci, ktoré sú potrebné. Aspoň ja to tak mám.

Wunderlist - to-do

Úlohy mám poznačené v to-do vo Wunderliste a postupne ich odškrtávam

Ak úlohu splním, odškrtnem si ju a tá sa automaticky presunie medzi “completed”. Pre každú úlohu sa dá nastaviť aj deadline a notifikácia, čo využívam hlavne cez víkendy, aby som si v pondelok pripomenul, čo treba spraviť. Wunderlist mám na iPade aj na telefóne a používam ho neustále.

5. Evernote

Evernote som začal používať iba pred pár dňami, ale musím povedať, že to je výborný nástroj pre zapisovanie poznámok, ukladanie potrebných dokumentov a archivovanie zaujímavých článkov. Vždy som mal potrebu si zapisovať poznámky na konfenreciách alebo školeniach na papier, ale to sa s Evernoteom mení 🙂

Evernote - zápisnik a organizér

Do Evernote si zapisujem poznámky a ukladám dokumenty

Evernote pracuje s Notebookmi a Poznámkami (Notebooks a Notes), kde si zapisujete všetko potrebné. Dokáže uložiť článok z webu pomocou tzv. Evernote Web Clipperu alebo priamo oskenované dokumenty, popr. printscreeny.

6. Momentum

GTD techniku “Most Important Task (MIT)” som odkukal z jedného podcastu a začal ju aplikovať asi pred mesiacom. Spočíva v tom, že každý večer si určím jednú veľkú úlohu, ktorú musím nasledujúci deň spraviť. Jednu jedinú. Dôležité ale je, aby táto úloha posunula moje podnikanie ďalej. Musí to byť niečo produktívne, niečo, čo bude znamenať pre moje podnikanie posun vopred. Či už okamžite (napr. nová PPC kampaň) alebo dlhodobo (nový článok, projekt, research…).

Pre túto techniku využívam rozšírenie do Chrome s názvom Momentum. Vždy keď otvorím novú záložku, tak sa objaví úloha, ktorú musím v ten deň dokončiť. A to na mňa jednoducho zaberá.

Momentum - GTD aplikácia

Inšpiratívne a produktívne zároveň – Momentum

Okrem toho tam je aj TO-DO list, ktorý používam keď pracujem na notebooku, počasie a každý deň nový citát spolu s fotkou na pozadí. V jednoduchosti je krása 🙂

7. Google Calendar

Kalendár využívam od Googlu a mám v ňom naplánované dôležité události, pričom ho mám spárovaný s telefónom aj iPadom.

Zdieľanie súborov a zálohovanie

8. Dropbox

Pre zdieľanie súborov (a zálohovanie) používame v našej firme hlavne Dropbox. Každý má prístup do potrebných zložiek a zložky máme medzi sebou pozdieľané, takže ak niekto niečo zmení, ostatní to hneď uvidia. Všetky súbory mám tak isto k dispozií na telefóne a tablete, popr. sa môžem do Dropboxu prihlásiť z iného počítača ak potrebujem.

9. Google Drive

Druhým nástrojom, ktorý využívam predovšetkým na ukladanie a zdieľanie dokumentov je Google Drive. Mám tu uložené hlavne súbory, ktoré zdieľam s ľudmi “z vonku”, čiže s ľudmi, s ktorými spolupracujem a máme prístup do rovnakých dokumentov (napríklad tu mám súbor, kde mi programátor zaznamenáva počet odpracovaných hodín).

Bezpečnosť

10. 1Password

Ak často cestujete, je viac pravdepodobné, že Vám budú odcudzené nástroje potrebné pre prácu. V mojom prípade to je hlavne notebook. Preto sa snažím, aby bol notebook iba hardware, tzn. že ak o neho prídem, neprídem o nič iné iba o notebook. Neprídem o dáta, citlivé informácie alebo dôležité súbory.

Pre zálohovanie dát využívam už spomínané služby ako Dropbox alebo Google Drive a pre zálohovanie hesiel využívam 1Password, v ktorom mám uložené všetky heslá a tie mám uložené v cloude. Čo to presne znamená? Ak mi ukradnú notebook, tak si kúpim nový, prihlásim sa do 1Password a všetky heslá budem mať opäť k dispozícií.

Záver

Keď je človek na neustále na cestách a pracuje zo zahraničia, musí viac dbať na komunikáciu, efektivitu práce a bezpečnosť. Osobne si bez niektorých nástrojov neviem predstaviť internetové podnikanie a som rád, že existujú.

Budem veľmi rád ak mi do komentárov napíšete aké nástroje používate vy. Či už to je na komunikáciu s Vaším tímom, zvýšenie efektivity alebo zdieľanie a zálohovanie súborov. Pochváľte sa! 🙂

10 nástrojov, ktoré mi zefektivňujú prácu na diaľku
5 (100%) 8 hlas[ov]
Zaujal Ťa tento článok?
V tom prípade sa prihlás k viac ako 700 odberateľom, ktorým pomáham s podnikaním na internete. Píšem praktické návody, ktoré je možné obratom aplikovať do praxe.
The following two tabs change content below.
Prevádzkujem e-shopy a budujem webové projekty, ktoré následne monetizujem pomocou affiliate marketingu. Online podnikanie mi dáva neuveriteľnú voľnosť, za posledný rok som viac ako 5 mesiacov strávil mimo kancelárie a precestoval som polovicu Európy.

Comments

  1. Super clanok, urcite poskusam niektore tipy 🙂 multitasking je moj top problem 🙂

  2. Ty jsi v tom Thajsku s Tomášem Ponerem? Ty WordPress srazy, co pořádá s Vláďou Musílkem a spol. jsou nejlepší 🙂 Nepůjdeš se podívat na http://2015.prague.wordcamp.org/ na konci února?

  3. Ahoj, můžu se zeptat, jaký Macbook konkrétně máš a jakou alternativu na něm máš místo Total Commanderu z Win? Uvažuji o přechodu na Mac ale právě absence Total Commanderu mě zatím odrazuje – resp. alternativy jsou ale nenarazil jsem na nic, co by umělo alespoň 1/2 toho, co TC.

  4. Momentum je pro mě novinka, díky za tip. Za sebe přidávám ještě WorkFlowy (workflowy.com)

  5. Fajn clanok, doplnim len Droplr na extremne rychle zdielanie a jednoduchu upravu screenshotov a screen recordov.

  6. ja by som potreboval nástroj ktorý má tieto všetky funkcie pod “jednou strechou” spravu hesiel, zdielanie suborov, task manager

  7. Viete poradit aj nieco co je volne dostupne pre anglicky nehovoriacich kolegov?

  8. Ahoj Peter,

    super článok so základnými nástrojmi. Ten Wunderlist vyzerá zaujímavo, ešte ho používaš?

    Práve som napísal článok s 50 nástrojmi pre blogerov a online podnikateľov a dal do neho 2 odkazy na tvoj blog: http://vojkovsky.sk/nastroje-online-podnikanie/

    Mimochodom, vďaka za to, že si mi odporučil Trello a iDoklad 🙂

Pridaj komentár